Βρίσκεστε εδώ: Αρχική ΚΑΡΙΕΡΑ Συνοδευτική επιστολή Οδηγίες σύνταξης

Οδηγίες σύνταξης συνοδευτικής επιστολής

 Δομή

Η επιστολή που συνοδεύει το βιογραφικό σημείωμα ακολουθεί, ως προς τη μορφή της, τους γενικούς κανόνες της επιστολογραφίας. Η ιδιαιτερότητά της έγκειται στη διάταξη του περιεχομένου. Ειδικότερα, τα μέρη στα οποία διαιρείται είναι τα παρακάτω (με τη σειρά που ακολουθείται):

1. Στοιχεία αποστολέα: (συνήθως δεξιά στοίχιση) ονοματεπώνυμο, διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνο, e-mail.

2. Τόπος συγγραφής της επιστολής και ημερομηνία (δεξιά στοίχιση).

3. Στοιχεία παραλήπτη: (αριστερή στοίχιση) επωνυμία εταιρείας, τμήμα (στο οποίο απευθύνεστε), διεύθυνση τμήματος.

4. Παραλήπτης: (αριστερή στοίχιση) όνομα του προσώπου που πρόκειται να παραλάβει το CV και η θέση του στην εταιρεία.

5. Θέμα: (αριστερή ή κεντρική στοίχιση) σύντομη περιγραφή του λόγου επικοινωνίας με την εταιρεία.

6. Προσφώνηση: (αριστερή στοίχιση) επίκληση του παραλήπτη με το επώνυμό του, π.χ. Αγαπητέ / Αξιότιμε (πιο επίσημο ύφος) κύριε Παπαδόπουλε. Ακολουθεί κόμμα και η επόμενη ενότητα ξεκινά με κεφαλαίο. Αν το όνομα του παραλήπτη δεν είναι γνωστό, χρησιμοποιείται η φράση «Αγαπητέ Κύριε / -ή Κυρία» ή «Αξιότιμε Κύριε / -η Κυρία» (επίσημο). Διαφορετικά

7. Κυρίως κείμενο: (πλήρης στοίχιση) ανάπτυξη του περιεχομένου, που δομημείται στις εξής παραγράφους - ενότητες:

Παράγραφος 1η
  • Ενδιαφέρον για συγκεκριμένη θέση εργασίας (απαντητική επιστολή) ή γενικώς για εργασία σε μια εταιρεία (διερευνητική επιστολή).
  • Πηγή εύρεσης της σχετικής αγγελίας / προκήρυξης (μόνο σε απαντητική).
  • Προσδιορισμός είδους θέσης που επιθυμεί ο υποψήφιος να του προσφέρει η εταιρεία στο μέλλον (μόνο σε διερευνητική).
Παράγραφος 2η
  • Συνόψιση βασικών προσόντων, κυρίως σπουδών και προϋπηρεσίας.
Παράγραφος 3η
  • Αναφορά σε εμπειρίες ή δεξιότητες που εγγυώνται την επιτυχία του υποψηφίου στη θέση που διεκδικεί.
  • Απάντηση στο ερώτημα «πώς γνωρίζετε την εταιρεία στην οποία αποστέλλετε το CV σας;».
Παράγραφος 4η
  • Υπενθύμιση ότι επισυνάπτεται βιογραφικό.
  • Διάθεση για παρουσία σε συνέντευξη.

8.    Αποφώνηση: τυπικές ευχαριστίες για το χρόνο ή το ενδιαφέρον του παραλήπτη να ασχοληθεί με την υποψηφιότητά σας.

9.    Υπογραφή: αναγράφεται η στερεότυπη φράση «Με εκτίμηση» / «Με τιμή», ακολουθεί η υπογραφή και το ονοματεπώνυμο του αποστολέα.

 Γνωρίσματα

Για να είναι στοιχειωδώς ελκυστική, η συνοδευτική επιστολή πρέπει να πληροί τις ακόλουθες προδιαγραφές:

  • Συγκεκριμένος παραλήπτης: Η συνοδευτική επιστολή έχει συνήθως αποδέκτη τον υπεύθυνο προσωπικού της εταιρείας ή, αν αυτός δεν φαίνεται στην αγγελία / προκήρυξη, αποστέλλεται προς το αρμόδιο τμήμα της εταιρείας (Ανθρώπινου Δυναμικού, Ανθρώπινων Πόρων / HR).
  • Σύντομη και ακριβής έκφραση: Το κείμενο που θα διαβάσει ο παραλήπτης πρέπει να είναι σύντομο αλλά κατατοπιστικό, χωρίς να εκτείνεται πέραν της μίας σελίδας. Επίσης, προτιμώνται οι περιορισμένης έκτασης παράγραφοι, για να μην κουράζουν τον αναγνώστη.
  • Επιλεγμένες πληροφορίες: Αναφέρονται όσα από τα προσόντα ανταποκρίνονται στη διεκδικούμενη θέση, καθώς και όσα πτυχία ή επαγγελματικά επιτεύγματα σχετίζονται με αυτή. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί να κεντρίσει το ενδιαφέρον ή την περιέργεια του εργοδότη. Αποφεύγονται, ωστόσο, οι περιττές πληροφορίες που θα τον κουράσουν.
  • Ελκυστική διατύπωση (επικοινωνιακό αποτέλεσμα): Πρόκειται για την ικανότητα του συντάκτη της επιστολής να δελεάσει τον παραλήπτη, για να διαβάσει το βιογραφικό. Για αυτό, το περιεχόμενο της επιστολής πρέπει να είναι οργανωμένο και διατυπωμένο με τέτοιο τρόπο ώστε να απαντά στο ερώτημα «Γιατί είμαι ο κατάλληλος υποψήφιος για τη θέση;».
  • Εξοικείωση με την εταιρεία: Από το κείμενο της επιστολής θα πρέπει να καθίσταται σαφές ότι ο υποψήφιος γνωρίζει την εταιρεία στην οποία υποβάλλει το βιογραφικό του, μέσω των προϊόντων, των υπηρεσιών ή της ιστοσελίδας της. Η γνωριμία με το αντικείμενο και την ταυτότητα των επιχειρήσεων εκτιμάται, ιδίως από τις μεγάλες εξ αυτών, διότι σημαίνει ότι ο υποψήφιος έχει κάποια επίγνωση των συνθηκών και των ευθυνών που συνεπάγεται η εργασία σε αυτές.
  • Τυπικό αλλά αυθεντικό ύφος: Η συνοδευτική επιστολή είναι ένα επαγγελματικό κείμενο, του οποίου η διατύπωση πρέπει να χαρακτηρίζεται από σοβαρότητα και επισημότητα. Τα χαρακτηριστικά τούτα ακυρώνονται, όμως, όταν εμφανώς αντιγράφεται μηχανικά ένα πρότυπο. Επομένως, η συγκεκριμένη επιστολή πρέπει να αντανακλά τους τρόπους έκφρασης του εκάστοτε υποψηφίου.

 phicχαρακτηριστικά συνοδευτικής επιστολής infogra

Συχνά λάθη

  • Ορθογραφικά και συντακτικά σφάλματα: Πρόκειται για συχνά λάθη που εμφανίζουν σχεδόν όλα τα κείμενα σε αρχικό στάδιο. Ο προσεκτικός επανέλεγχος, ως επί το πλείστον, και η βοήθεια από τον ορθογράφο του Word μπορούν να προλάβουν πολλές παραλείψεις.
  • Περίπλοκη διατύπωση: Μια επιστολή που έχει ως σκοπό την προβολή της αξίας ενός βιογραφικού πρέπει να μαγνητίζει αμέσως τον αναγνώστη. Η βασικότερη προϋπόθεση για αυτό είναι η λιτή έκφραση, με τη χρήση κατανοητού –αλλά όχι υπεραπλουστευμένου- λεξιλογίου και σύντομων προτάσεων.
  • Ελλιπής προσαρμογή του προτύπου: Η αβασάνιστη υιοθέτηση ακόμα και του ποιοτικότερου προτύπου μπορεί να δώσει ένα κείμενο με αρκετές τυποποιημένες εκφράσεις (κλισέ) ή ένα ύφος αταίριαστο προς τον συντάκτη ή προς τον χώρο για το οποίο προορίζεται η επιστολή. Για την αποφυγή τέτοιων ολισθημάτων, ίσως είναι χρήσιμη η σύγκριση του προτύπου με την τελική μορφή του κειμένου του συντάκτη.
  • Μεγάλη έκταση: Μακροσκελείς συνοδευτικές επιστολές είναι πολλές φορές καταδικασμένες, διότι κουράζουν και απωθούν όποιον προσπαθήσει να τις διαβάσει. Εξάλλου, όσο μεγαλύτερο είναι το κείμενο τόσο αυξάνεται και το ποσοστό των λαθών ή των παραλείψεων που περιέχει.
  • Υπερβολική ευγένεια και κολακευτική διάθεση προς τον παραλήπτη: Είναι μια αθέμιτη και ευτελής πρακτική που συνήθως δημιουργεί αποστροφή. Μπορεί, ωστόσο, η απειρία ενός νεοεισερχόμενου στην αγορά εργασίας να τον ωθήσει ακούσια στην υπερβολική ευγένεια. Επομένως, θα πρέπει να δοθεί αρκετή προσοχή και σε αυτό το ζήτημα.
  • Υπερτιμημένα προσόντα: Αρνητικές αντιδράσεις προκαλεί και η αυτοπροβολή χωρίς μέτρο, είτε από απειρία είτε από υπερβολική αυτοεκτίμηση (π.χ. φράσεις του τύπου «Θεωρώ ότι είμαι ο πλέον κατάλληλος για τη θέση», «Η εταιρεία θα ωφεληθεί πολύ από το έργο μου» κ.α.).
  • Αναφορά σε μειονεκτήματα υποψηφίου: Στη συνοδευτική επιστολή δεν παραλείπονται και δεν υπαινίσσονται, με κανέναν τρόπο, οι ελλείψεις του υποψηφίου. Χωρίς να παραπλανά τον εργοδότη, ο υποψήφιος δεν υποχρεούται να εξομολογείται καταφανώς τα αρνητικά στοιχεία του εαυτού του ή της σταδιοδρομίας του.
  • Ύφος απόγνωσης: Αποφεύγεται η επισήμανση του υποψηφίου ότι «έχει μεγάλη ανάγκη από εργασία», παρακαλώντας για την πρόσληψή του. Η παραπάνω φράση, εκτός του γεγονότος ότι υπενθυμίζει μια προφανή κατάσταση, προδίδει άγνοια στοιχειωδών κανόνων αξιοπρεπούς επαγγελματικής συμπεριφοράς.
  • Ακατάλληλη μορφοποίηση κειμένου (π.χ. λίστες, έντονο ή υπογραμμισμένο κείμενο, καλλιτεχνικά εφέ): Τα έγγραφα που συνοδεύουν μια υποψηφιότητα για θέση εργασίας είναι επαγγελματικού ύφους, ώστε έχουν λιτή και «σοβαρή» εμφάνιση.

λάθη συνοδευτικής επιστολής inforgarphic

Έχει διαβαστεί 3586 φορές Τελευταία τροποποίηση στις Τρίτη, 23 Ιούνιος 2015 13:37

Newsletter

Μείνετε πάντα ενήμεροι στις τελευταίες εξελίξεις σε θέματα εργασίας.

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

(επικοινωνία σχετικά με διαφήμιση)

ΚΟΙΝΩΝΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ

Βρείτε μας στα κοινωνικά δίκτυα
Βρίσκεστε εδώ: Αρχική ΚΑΡΙΕΡΑ Συνοδευτική επιστολή Οδηγίες σύνταξης