Βρίσκεστε εδώ: Αρχική ΚΑΡΙΕΡΑ Συστατική επιστολή Χαρακτηριστικά

Χαρακτηριστικά συστατικής επιστολής

Μορφή και περιεχόμενο

Η σύσταση ενός υποψηφίου μπορεί να γίνει υπό τύπον επιστολής, η οποία και είναι η συνηθέστερη μορφή, ή μέσω επώνυμου ερωτηματολογίου ή φόρμας που απευθύνεται σε συγκεκριμένο παραλήπτη. Το δεύτερο είδος ζητείται από πανεπιστήμια και υπάρχει διαθέσιμο στην ιστοσελίδα τους. Και στις δύο περιπτώσεις, ο υπογράφων σημειώνει στην κεφαλίδα της σελίδας, το ονοματεπώνυμό του, τα στοιχεία επικοινωνίας, την εταιρεία ή το ίδρυμα όπου εργάζεται και τον τίτλο του. Έπειτα, δηλώνει υπό ποια ιδιότητα, πώς και πόσο καλά γνωρίζει τον αναφερόμενο. Ακόμα και τα ερωτηματολόγια έχουν χώρο για ελεύθερη περιγραφή του προφίλ του αναφερομένου, με έμφαση στα προσόντα του, στον χαρακτήρα του και σε οποιαδήποτε επιπλέον στοιχεία που μπορούν να υποστηρίξουν την αίτησή του. Στο σημείο αυτό χρειάζεται προσοχή, ώστε να επιλεγούν τα γνωρίσματα που σχετίζονται περισσότερο με τη διεκδικούμενη θέση.

Επίσης, όλα τα ερωτηματολόγια έχουν έναν πίνακα με προσόντα και δεξιότητες. Ο βαθμός απόκτησής τους εκ μέρους του υποψηφίου αξιολογείται από τον συντάκτη της επιστολής με χαρακτηρισμούς (π.χ. «Άριστα», «Μέτρια» κτλ.) ή με βαθμολογική κλίματα (συνήθως από το 1 ως το 5). Ενδεικτικά αναφέρονται παρακάτω τα χαρακτηριστικά του υποψηφίου που ενδιαφέρουν τους περισσότερους αξιολογητές. Αυτά είναι χρήσιμο να λαμβάνονται υπόψη και στο απλό είδος συστατικής επιστολής και συνοψίζονται στα ακόλουθα:

  • Ακεραιότητα, σταθερότητα και ωριμότητα χαρακτήρα
  • Υπευθυνότητα
  • Αποτελεσματικότητα και ταχύτητα στη διεκπεραίωση ενός στόχου ή έργου
  • Αποδοτικότητα σε συνθήκες πίεσης
  • Συνέπεια σε τήρηση ωραρίου / προθεσμιών
  • Δυνατότητα ιεράρχησης στόχων / διάκρισης προτεραιοτήτων
  • Ευελιξία / προσαρμοστικότητα
  • Κριτική σκέψη
  • Δημιουργικότητα
  • Έγκαιρη και ορθή αντίληψη των καταστάσεων
  • Μεθοδικότητα και επιμονή στην επίλυση προβλημάτων
  • Δυνατότητα οργάνωσης λειτουργίας ομάδας και αυτό-οργάνωσης
  • Ηγετικές ικανότητες (αφορούν ανάληψη θέσεων ευθύνης)
  • Πειθώ / Άνεση στην επικοινωνία (σε επίπεδο γραπτού και προφορικού λόγου)
  • Ευκολία στις διαπροσωπικές σχέσεις
  • Συνεργασιμότητα και ομαδικό πνεύμα
  • Διαπραγματευτική ικανότητα
  • Διάθεση για έρευνα και προσωπική ανάπτυξη / εξέλιξη.

ικανότητες που αξιολογούνται

Δομή

Η συστατική δεν υπερβαίνει τη μια σελίδα και ακολουθεί την εξής δομή:

  1. Κεφαλίδα: Αναγράφεται το ονοματεπώνυμο, η ιδιότητα και τα στοιχεία επικοινωνίας του συντάκτη της επιστολής (τηλέφωνο, διεύθυνση εργασίας, e-mail). Αν πρόκειται για στέλεχος επιχείρησης ή καθηγητή, τίθεται και το λογότυπο της επιχείρησης ή του πανεπιστημίου αντίστοιχα.
  2. Προσφώνηση: Ο συντάκτης απευθύνεται στον παραλήπτη με την προσωπική φράση «Αξιότιμε / Αγαπητέ κ. …» (αν τον γνωρίζει) ή, για άγνωστους παραλήπτες, με τη φράση «Προς Κάθε Ενδιαφερόμενο».
  3. Πρόλογος: Δίνονται λεπτομέρειες σχετικά με την ιδιότητα υπό την οποία ο υπογράφων την επιστολή γνώρισε τον αναφερόμενο, τον τόπο, το είδος και τη διάρκεια της συνεργασίας τους (με χρονολογίες «από … έως …»).
  4. Κυρίως μέρος: Αναπτύσσονται οι εντυπώσεις που αποκόμισε ο υπογράφων μέσα από συγκεκριμένα παραδείγματα ή επιτεύγματα του υποψηφίου. Λαμβάνονται δε υπόψη τα κριτήρια αξιολόγησης που προαναφέρθηκαν.
  5. Επίλογος: Διατυπώνεται ξεκάθαρα, υπό μορφή συμπεράσματος, η προτροπή του συντάκτη προς τον αποδέκτη της επιστολής να εμπιστευθεί τον αναφερόμενο.
  6. Υπογραφή: αναγράφεται η στερεότυπη φράση «Με εκτίμηση» / «Με τιμή», ακολουθεί η υπογραφή και το ονοματεπώνυμο του αποστολέα, συνοδευόμενη από τη σφραγίδα του ιδρύματος ή της επιχείρησης.

Η συστατική επιστολή ονομάζεται διαφορετικά και σύσταση ή στα αγγλικά (letterof) recommendation ή reference.

Κριτήρια αξιολόγησης της συστατικής επιστολής

Όπως κάθε έγγραφο που επισυνάπτεται στην αίτηση, η συστατική επιστολή ελέγχεται, για να επαληθευτεί η εγκυρότητά της. Μια επιστολή περιορισμένου κύρους δεν έχει τόσο ευεργετικά αποτελέσματα όσο μια άλλη που πληροί ορισμένες προδιαγραφές, λειτουργώντας υποστηρικτικά για τον υποψήφιο. Ειδικότερα, οι αξιολογητές προσέχουν ιδιαιτέρως τα ακόλουθα στοιχεία:

  • Γνησιότητα: Αν το έγγραφο δεν είναι πρωτότυπο, δηλαδή υπογεγραμμένο (και σφραγισμένο) από τον συντάκτη απορρίπτεται. Για να ενισχυθεί η γνησιότητα της επιστολής, όταν αυτή προέρχεται από δημόσιο φορέα, μπορείτε να ζητήσετε επικύρωση του γνησίου της υπογραφής του συντάκτη. Μην χρησιμοποιείτε επικυρωμένα αντίγραφα.
  • Χρόνος συγγραφής: Οι πρόσφατες συστατικές υπερτερούν σε αξία σε σχέση με τις παλαιότερες. Οι υπεύθυνοι αξιολόγησης ίσως θεωρήσουν ότι ο αιτών δεν έδωσε τη πρέπουσα σημασία στη συγκέντρωση των συνημμένων της αίτησής του. Επίσης μπορεί να υποψιαστούν ότι δεν κατάφερε να πείσει για τις ικανότητές του, ώστε να του δοθεί μια συστατική.
  • Αξιοπιστία συντάκτη: Το πρόσωπο που υπογράφει πρέπει να έχει κύρος είτε λόγω της φήμης του σε έναν επαγγελματικό / ακαδημαϊκό πεδίο είτε λόγω της θέσης του σε αυτό. Σε κάθε περίπτωση πρέπει να ασχολείται με συναφές αντικείμενο με αυτό του υποψηφίου, ώστε να είναι σε θέση να τον αξιολογήσει σωστά. Για παράδειγμα, σε μια αίτηση για εργασία στον κλάδο των πωλήσεων, προτιμάται η συστατική από τον καθηγητή που επέβλεπε τη διπλωματική του υποψηφίου πάνω στο marketing παρά από τον καθηγητή του στο Λύκειο.
  • Ύφος: Εξετάζεται η επιστολή ως προς την έκφραση, για να διαπιστωθεί αν προέρχεται από τροποποίηση ενός μαζικού προτύπου. Αν αυτό επιβεβαιωθεί, δείχνει ότι ο υπογράφων την έδωσε στον υποψήφιο για τυπικούς λόγους, χωρίς να δίνει σαφή εικόνα της προσωπικότητας και των ικανοτήτων του αναφερομένου. Αντίθετα, η επιστολή που γράφτηκε αποκλειστικά και μόνο για έναν υποψήφιο δείχνει πως ο συντάκτης της τον γνωρίζει και τον εκτιμά, ώστε του αφιερώνει τον απαραίτητο χρόνο. Επομένως, μια εξατομικευμένη επιστολή είναι πιο πειστική.
  • Λογότυπο: Το σήμα μιας εταιρείας, το έμβλημα ενός πανεπιστημίου, συνοδευόμενα ακόμα και από μια επίσημη σφραγίδα, αυξάνουν την επισημότητα του εγγράφου, δημιουργώντας θετικότερες εντυπώσεις.
Έχει διαβαστεί 4336 φορές Τελευταία τροποποίηση στις Τρίτη, 23 Ιούνιος 2015 15:10

Newsletter

Μείνετε πάντα ενήμεροι στις τελευταίες εξελίξεις σε θέματα εργασίας.

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

(επικοινωνία σχετικά με διαφήμιση)

ΚΟΙΝΩΝΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ

Βρείτε μας στα κοινωνικά δίκτυα
Βρίσκεστε εδώ: Αρχική ΚΑΡΙΕΡΑ Συστατική επιστολή Χαρακτηριστικά